Tone Matching: di cosa si tratta?

Hai mai mandato un messaggio a un tuo amico per condividere notizie bellissime o super divertenti e dopo rimani deluso perché ti risponde con un semplice: “Oh, bello”.

Oppure forse hai scritto al servizio clienti della tua banca su un grave errore nel tuo estratto conto della carta di credito e ti sei sentito irritato quando hai ricevuto in cambio un messaggio incompleto e vacuo.

In qualsiasi scenario, se il tono delle risposte che ricevuti non corrisponde in modo efficace al tono aspettato c’è un problema. La corrispondenza tonale è una pratica di regolare quando si risponde a qualcuno per condividere la propria empatia, sentimento e mostrare che si è qui per aiutare.

È una tattica spesso utilizzata nel mondo degli operatori customer service e operatori sanitari.

La corrispondenza dei toni è un ottimo modo per dimostrare empatia e far capire alle persone che ti interessi. Non solo migliora in meglio il modo in cui qualcuno si sente su di te, ma anche – se scrivi in un contesto professionale – come si sentono in generale nella tua azienda o organizzazione.

Dopotutto, il tono trasmette l’attitudine e, quindi, lascia una forte impressione emotiva. Quando scegli il tono da usare, inizia considerando lo stato emotivo e le aspettative dell’altro.

Identificare l’emozione e il tono nella scrittura

Di persona, puoi sempre fare affidamento a dei segnali visivi come il linguaggio del corpo e i gesti per avere un’idea di come qualcuno possa sentirsi.

Allo stesso modo, puoi prestare attenzione al tono della voce di qualcuno quando parla al telefono. Ma nella scrittura è più difficile identificare lo stato emotivo di qualcuno, specialmente quando non si hanno molte informazioni.

Usare le parole possono scatenare emozioni specifiche e prestare molta attenzione agli indicatori come la punteggiatura e le sottili differenze nella scelta delle parole possono aiutare.

Non dimenticare di prendere in considerazione anche le norme culturali, poiché possono influenzare in modo significativo il modo in cui viene percepito il tono.

Una volta che hai capito cosa provano le persone, è il momento di iniziare la corrispondenza e sviluppare una risposta appropriata in base al contesto della conversazione. Sebbene ci sia un intento positivo dietro la frase “tratta gli altri come vorresti essere trattato”, in realtà questa non è la pratica più empatica.

Dopotutto, non tutti reagiranno a qualcosa nello stesso modo in cui lo faresti tu!

Invece, cerca di usare gli indizi concreti lasciati nel messaggio di qualcuno – come la specifica scelta di parole, la punteggiatura o qualsiasi emoji usata – per guidarti il ​​più possibile. Al meglio delle tue capacità, metti l’altra persona in prima linea e pensa a come potresti soddisfare al meglio le loro esigenze. A seconda della situazione, potrebbe anche essere necessario leggere tra le righe di un messaggio. A volte ciò che rimane non detto può essere ancora più importante.

Tone Matching vs. Tone Mirroring

Tieni presente che l’abbinamento dei toni non sempre significa rispecchiare esattamente il tono di qualcuno. Ad esempio, di solito è meglio evitare di associare la rabbia con la rabbia, la frustrazione con la frustrazione e la preoccupazione con la preoccupazione. In questi casi, rispondere in maniera di conseguenza può spesso peggiorare la situazione e portare a esperienze negative.

Ecco perché un tono un po’ formale sembra più appropriato di uno estremamente positivo o casuale, che potrebbe risultare sfacciato.

Lettura tra le righe

In molte situazioni, tuttavia, il mirroring del tono può essere perfettamente appropriato e persino apprezzato.

Alcune persone potrebbero scoprire di essere predisposti quando si tratta di abbinare i toni e lo fanno senza nemmeno pensarci, mentre altri potrebbero avere più difficoltà. La buona notizia è che l’abbinamento dei toni è un’abilità che può essere sviluppata e affinata! Quindi se lo trovi inizialmente difficile, non ti preoccupare. Con la pratica, rimarrai sorpreso di quanto velocemente migliorerai la qualità delle tue interazioni con gli altri.

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